Databases

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos o cualquier otro dato. Muchas bases de datos comienzan como una lista en un procesador de textos o una hoja de cálculo. A medida que la lista crece, aparecen redundancias e inconsistencias en los datos. Los datos se vuelven difíciles de comprender en formato de lista, y las formas de buscar o extraer subconjuntos de datos para su revisión son limitadas. Cuando estos problemas empiezan a aparecer, conviene transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de gestión de bases de datos (SGBD), como Access.

Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no son tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. A menos que se haya diseñado específicamente para utilizar datos o código de otra fuente, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas en el formato de Access 2007-2016 (que también utilizan Access para Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 y Access 2019) tienen la extensión de archivo .accdb, mientras que las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access tienen la extensión .mdb.

Usando Access, usted puede:

• Agregar nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artículo en un inventario
• Editar datos existentes en la base de datos, como cambiar la ubicación actual de un elemento
• Eliminar información, tal vez si un artículo se vende o se desecha
• Organizar y visualizar los datos de diferentes maneras
• Compartir los datos con otros a través de informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet

Las partes de una base de datos de Access

Las siguientes secciones son descripciones breves de las partes de una base de datos de Access típica.

Tablas

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, ya que los datos se almacenan en filas y columnas. Por lo tanto, suele ser bastante fácil importar una hoja de cálculo a una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y en una base de datos radica en cómo se organizan.

Para maximizar la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para evitar redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada uno solo debería tener que introducirse una vez en una tabla configurada específicamente para ello. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, mientras que los datos sobre sucursales se almacenarán en otra. Este proceso se denomina normalización .

Cada fila de una tabla se denomina registro. Los registros son donde se almacena la información individual. Cada registro consta de uno o más campos. Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, podría tener una tabla llamada «Empleados», donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado diferente, y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un tipo de dato específico, ya sea texto, fecha u hora, número u otro tipo.

Otra forma de describir registros y campos es visualizar el catálogo de fichas tradicional de una biblioteca. Cada ficha del archivador corresponde a un registro de la base de datos. Cada dato de una ficha (autor, título, etc.) corresponde a un campo de la base de datos.

Formularios

Los formularios permiten crear una interfaz de usuario donde se pueden introducir y editar datos. Suelen contener botones de comando y otros controles que realizan diversas tareas. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, simplemente editando los datos en las hojas de datos de las tablas. Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, introducir y editar datos en las tablas.

Puede programar botones de comando para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar diversas tareas. Por ejemplo, podría tener un formulario llamado «Formulario de cliente» en el que trabaja con datos de clientes. Este formulario podría tener un botón que abra un formulario de pedido donde pueda introducir un nuevo pedido para ese cliente.

Los formularios también permiten controlar cómo interactúan otros usuarios con los datos de la base de datos. Por ejemplo, se puede crear un formulario que muestre solo ciertos campos y permita realizar solo ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a garantizar que se introduzcan correctamente.

Informes

Los informes son lo que se utiliza para dar formato, resumir y presentar datos. Un informe suele responder a una pregunta específica, como «¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este año?» o «¿En qué ciudades se encuentran nuestros clientes?». Cada informe puede formatearse para presentar la información de la forma más legible posible.

Se puede generar un informe en cualquier momento y siempre reflejará los datos actuales de la base de datos. Generalmente, los informes están formateados para imprimirse, pero también se pueden visualizar en pantalla, exportar a otro programa o enviar como archivo adjunto a un correo electrónico.

Consultas

Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que se desean ver suelen estar distribuidos en varias tablas, y las consultas permiten visualizarlos en una sola hoja de datos. Además, como no se suele querer ver todos los registros a la vez, las consultas permiten añadir criterios para filtrar los datos y mostrar solo los registros deseados.

Algunas consultas son «actualizables», lo que significa que puede editar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Las consultas se presentan en dos tipos básicos: consultas de selección y consultas de acción. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. También puede usar el resultado de la consulta como origen de registros para un formulario o informe.

Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Se pueden usar para crear nuevas tablas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminarlos.

Macros

Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que permite añadir funcionalidad a la base de datos. Por ejemplo, se puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que se ejecute al hacer clic en él. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de base de datos que se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, lo que las convierte en herramientas muy útiles para ahorrar tiempo.

Módulos

Los módulos, al igual que las macros, son objetos que se pueden usar para añadir funcionalidad a la base de datos. Mientras que en Access se crean macros seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y suelen contener procedimientos específicos del formulario o informe al que se adjuntan. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se listan en Módulos en el Panel de navegación, mientras que los módulos de clase no.